Gdje je vaša dokumentacija na sigurnom mjestu
Prepuštanjem brige o papirnatim dokumentima Vašu dokumentaciju arhiviramo u prostorima koji su izgrađeni i namijenjeni upravo čuvanju arhivske građe. DocArx Vam osigurava rješenje u pohrani i upravljanju Vašom poslovnom dokumentacijom. Bez obzira jeste li mala ili velika tvrtka imamo rješenje za Vaše sigurno i efikasno poslovanje.
Dokumentaciju je potrebno čuvati na način sukladan zakonskim normama, što uključuje zahtjeve postavljene nad prostorije kao što su: kontrolirana vlažnost, temperatura, svjetlost i slično. Poslovni zahtjevi najčešće uključuju čuvanje dokumentacije i koja nije nužno zakonski određena za čuvanje čime se direktno povećava volumen dokumenata, te čuvanje dokumentacije na duži rok od zakonom predviđenim. Osiguravamo Vam pohranu i čuvanje Vaše dokumentacije u prostorima koji su namijenjeni upravo čuvanju arhivske građe uz najviši stupanj sigurnosti.
Prikaz faza procesa pohrane dokumentacije:
Prednosti pohrane dokumentacije u arhivskom centru
- Kvaliteta čuvanja poslovnih dokumenata
- Standardizacija sustava arhiviranja
- Visok stupanj sigurnosti
- Brzi pristup poslovnoj dokumentaciji, Dostava traženog dokumenta na adresu
- Smanjenje troškova
- Oslobađanje i prenamjena Vašeg poslovnog prostora
Uz prilagođenost prostora za čuvanje arhivske građe (zadovoljavanje zakonskih zahtjeva), glavna poslovna prednost naše ponude je trošak čuvanja dokumentacije koji je značajno niži nego čuvanje u uredskim prostorima.
Kako je i dalje većina dokumenata u papirnom obliku tako je prvi korak prema efikasnijem poslovanju, odnosno bržem protoku dokumenata/informacija digitalizacija istih. Nudimo Vam prebacivanje Vašeg sadržaja u elektronički (digitalni) oblik i/ili na mikrofilm (analogni snimak).
Skeniranje
Skeniranje dokumentacije u svim glavnim formatima kao što su TIFF, JPEG ili PDF, u boji ili crno-bijeloj skali sve do 600dpi. Našom uslugom skeniranja obuhvaćamo sve veličine dokumenata; od posjetnica do A0 dokumenata.
Potencijalnim klijentima nudimo mogućnost besplatnog skeniranja dokumenta kako bi vidjeli koristi i kvalitetu naše usluge. Nije važno imate li nacrte velikog formata, oštećene dokumente ili hrpu dokumentacije napravit ćemo uzorak za Vas koji po želji možemo indeksirati i isporučiti Vam ga na uvid.
Skeniranje dokumentacije podijeljeno je u pet koraka:
- Brzo pretraživanje baza
- OCR-a (Optical Character Recognition - raspoznavanje znakova)
- Indeksiranje snimljene dokumentacije po zadanim indeksima za potrebe pretraživanja
- Mogućnost poboljšavanja čitljivosti
- Mogućnost izrade kvalitetnih kopija na različitim podlogama
- Mogućnost višekratnog kopiranja bez gubitka kvalitete kopije
Isporuka je završni dio naše usluge digitalizacije dokumentacije u kojem Vam nudimo isporuku Vašeg sadržaja putem:
- Elektroničkog medija
- Baze podataka
- ECM/DMS sustava
- eDOX arhive
- Prilagođena isporuke
Preporuka je da vodite računa o načinu čuvanja elektroničke građe. Naime, sigurnost nekih uobičajenih medija poput lokalnih računala koji 'glume' servere ili optičkih medija ne zadovoljava jer isti nemaju dugi vijek.
Preporučujemo redovite migracije ili sigurnosne kopije. Ili, jednostavno, koristite naše eDOX rješenje!
Mikrofilm je medij koji ne podliježe promjeni suvremene informatičke tehnologije, trajnost mu je do 500 godina, otporan je na vlagu i ima veliki kapacitet pohrane Mikrofilmski svitci ne zauzimaju puno prostora a na jedan film stane oko 12.000 stranica dokumenta.
Prednosti koje pruža pohrana na mikrofilm:
- Postojanost nosača, čiji je vijek trajanja u uvjetima propisane mikroklime do 500 godina
- Standardizirani uvjeti za snimanje, obradu i čuvanje, koji olakšavaju postupak snimanja i izrade reprodukcija te daljnje kopiranje predložaka
- Mogućnost kvalitetnog prelaska u digitalni oblik, uz uvjet da su filmovi snimljeni po važećim standardima
- Mogućnost očitavanja zapisa uz primjenu najjednostavnijih pomagala
- Visoka razlučivost snimaka, koja omogućuje očitavanje i najsitnijih detalja
- Vjerodostojnost presnimaka koji su priznati kao izvorni dokumenti
Optimalno je napraviti i mikrofilmiranje i skeniranje jer digitalizacijom povećavamo dostupnost i kontrolu građe, a mikrofilmiranjem zadovoljavamo zaštitne i sigurnosne svrhe.
eDOX je rješenje koje Vam omogućava online upravljanje i pohranu Vašeg sadržaja - Cloud Content Management.
U eDOX arhivi možete pohraniti cjelokupan sadržaj u elektroničkom obliku (digitalizirani i sav ostali sadržaj koji je već u elektroničkom obliku) s kojim sada možete na učinkovit način upravljati ili ga samo pohraniti i pristupati prema potrebi. Vašim dokumentima pristupate od bilo kuda i bilo kada - dovoljno je da imate pristup računalu i ovlaštenje, t.j. pristupne podatke. Vi kontrolirate tko može pristupati dokumentima. eDox omogućava:
- Pristup i kontola Vaših dokumenata od bilo kuda
- Pristup 24/7
- Čuvanje svih vrsta poslovne dokumentacije
- Brzo i lagano pretraživanje
- Kreiranje prostora
- Autorizacija pristupa i ovlaštenja
- Kontrolu pristupa i rada
- Jednostavno praćenje verzija dokumenta
- Ubrzavanje procesa (istovremeni rad na dokumentu cijelog tima)
- Komentiranje sadržaja (chat)
- Sigurnost
- Nema dodatnih ulaganja
- Upravljanje cjelokupnim sadržajem
